Muchos propietarios, administradores y miembros de junta directiva se han cuestionado sobre la nueva modalidad de realizar asambleas de copropietarios desde el año pasado, debido a la pandemia. Sin tener muchas opciones para la realización de esta, todos nos hemos tenido que adaptar a la nueva normalidad y confiar en la digitalización y virtualidad de casi todos los procesos y actividades de nuestro diario vivir. 

Después de realizar las asambleas de copropietario de forma presencial desde la constitución de la propiedad horizontal, donde toda la comunidad se reunía a discutir, hablar, opinar, delegar y tomar decisiones importantes del PH , y después actuar de acuerdo a las decisiones tomadas en vivo y en directo, estando todos presentes en la reunión. 

Luego de realizar dicha asamblea, el administrador empezaba a trabajar para cumplir las obligaciones y acuerdos a los que habían llegado el día de la reunión. Desde el día siguiente a validar y legalizar la asamblea con el ente correspondiente, recaudar el dinero acordado para mantenimiento o arreglo de áreas de uso común dentro del PH o cuota extraordinaria establecida dentro de la asamblea, hasta buscar y contratar a los proveedores quienes arreglarían el problema o le harían mantenimiento al área en cuestión. 

Ahora la cuestión es ¿qué pasa después de realizar una asamblea virtual? ¿el procedimiento es el mismo que con el de la asamblea presencial a la que estamos acostumbrados? ¿debo hacer o presentar algo diferente si realizo una asamblea virtual?

El problema más común que encuentran los administradores, los asistentes administrativos y los miembros de la junta es la validez de la asamblea de copropietarios si se realiza de manera virtual. Si la asamblea no es válida, el trabajo a realizar estaría fuera de lo autorizado por parte de los participantes de la asamblea, es decir, de la copropiedad. 

No estamos acostumbrados a vivir dentro de la digitalización y virtualidad, por esta razón cuestionamos tanto las actividades y acciones que se realizan bajo esta modalidad. Las leyes tuvieron que cambiar debido a la contingencia mundial, y nos hemos visto obligados a manejar las cosas de forma diferente. 

No porque sea diferente a lo que hemos vivido siempre significa que esté mal o no sea válido incluso frente a las autoridades competentes. Pero hay que tener en cuenta ciertas normas para que un acta de asamblea (en donde están consignadas con las decisiones y todos los puntos clave de la asamblea) sea válida, es decir, que en sí la reunión virtual sea legítima, se deben comunicar las decisiones tomadas en un plazo no mayor de 3 días (calendario), contando desde la fecha de realización de la asamblea, además el acta deberá ser emitida en un plazo de máximo 10 días calendario, contando desde la elaboración de la asamblea y por último el administrador debe guardar una prueba digital de la realización de la asamblea, la cual puede ser la grabación en video de la asamblea o el audio de la misma. 

Habiendo validando el acta de asamblea, el administrador puede proceder a realizar las tareas salientes de la asamblea de manera habitual, como lo haría luego de realizar una asamblea presencial. 

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