En días pasados se realizó la asamblea de copropietarios del PH Building de manera virtual, ya que aún no se pueden realizar de manera presencial. El administrador del PH Building, José, quiso organizar por su cuenta la asamblea. Pensó que no requería de gran logística y que solo podía hacerlo. 

José realizó la convocatoria por medio de correo electrónico a todos los copropietarios del PH, en donde les indico fecha y hora de la reunión, link por el cual debían conectarse, con un mensaje que decía: 

-Estimados propietarios del PH Building, el día 7 de junio a las 5pm tendremos nuestra asamblea de copropietarios en donde discutiremos varios temas que están afectando al PH, les quiero pedir a todos su colaboración para llevar a cabo esta reunión de forma organizada y respetuosa. Nos vemos en la asamblea. Saludos”

Luego de enviar el mensaje, José espero a que pasara el tiempo hasta que llegó el día de la asamblea. Eran las 4:55pm y algunos propietarios le enviaron poderes de representación de otras unidades inmobiliarias, mientras se conectaban todos los convocados, José revisó estos poderes por encima y empezó la reunión. 

Siendo las 5pm , apenas se habían conectado el 20% de los convocados, la mayoría de propietarios se encontraban molestos por la impuntualidad del resto. Daniel, propietario del 13B, le preguntó a José si sabía que había pasado con el resto de propietarios y que mientras se conectaban le comunicara cual era el orden del día y como se iban a realizar las votaciones.  José sin saber que hacer, le dijo que él había enviado el mensaje y esperaba que todos lo hayan visto, además de decirle que el orden del día debía acordarse en ese momento, entre todos los copropietarios, mientras que las votaciones se iban a realizar de manera manual por TODOS los copropietarios, uno por uno, anotando físicamente las decisiones tomadas. 

Aún más indignado, Daniel le dice que no es posible que no haya organizado la asamblea de forma organizada y como debía ser. Propone una segunda convocatoria, acción que el resto de propietarios aceptan debido a la falta de quórum y organización por parte del administrador José. El secretario de la asamblea levanta un acta en donde consolida la información. 

Los temas a tratar en el PH eran muy importantes, ya que se debían tomar decisiones que afectaban la seguridad del PH y gestión de áreas comunes. José sin saber que hacer y después de haber pasado un mal momento con los propietarios decide buscar ayuda para realizar la segunda convocatoria para la asamblea de copropietarios.

José se preguntó antes de escoger a una empresa: ¿Qué problemas puedo enfrentar realizando una asamblea virtual sin ayuda profesional?  

De los más importantes y los que más le preocupaban eran:

- La invalidación de identificación virtual 

- Impugnación de la asamblea por mala gestión digital 

-Posibilidad de morosos votando por la no parametrización de los mismos

Dentro de otros muchos aspectos que le preocupaban como los costos de esta nueva modalidad, tener la participación de la mayoría de los propietarios, hacer la asamblea de forma organizada, ágil y controlada. 

Entró a su computadora y puso en el buscador: ASAMBLEAS VIRTUALES PARA LA COPROPIEDAD. 

De inmediato le salieron varias opciones, pero le llamó la atención una en específico. La empresa se llamaba Comunily, una empresa dedicada a facilitarle la labor a los administradores de propiedad horizontal, su seguridad y residentes. 

Comunily además de ofrecer un servicio integral para la propiedad horizontal, ofrecía la opción de realización de asambleas virtuales. 

¿Qué ofrecía Comunily en cuanto a asambleas virtuales? ¡Lo que José necesitaba!

-Logística e implementación de la asamblea virtual 

-Gestión de validación y votación virtual en tiempo real 

-Identificación digital de los participantes

¡La solución a los principales problemas que lo tenían preocupado!

Se comunicó con Comunily y resolvió todas sus dudas. Comunily lo ayudaría con el link de registro a la asamblea y el mensaje que debía ser enviado. Esto ayudaba a José a verificar quien se había registrado vía correo electrónico, para poder llamar a quienes no lo habían hecho y tener contacto más directo con ellos, cerciorándose de que todos vieron el mensaje (error # 1 de la primera convocatoria). 

Debía tener previamente el orden del día y las preguntas que se iban a realizar para poder montarlas a la plataforma de Comunily (error # 2 de la primera convocatoria) , de esta forma todos los participantes podrían tener conocimiento del orden del día y reglas de la asamblea. Comunily ayudaba a José a configurar y validar los poderes enviados previamente a la reunión para saber quién tenía derecho a voto y cuantos le correspondían, haciendo que cada vez que se tuviera una votación automáticamente (error # 3 al dejar votar a todos los copropietarios sin validar si estaban morosos o no. 

Además Comunily lo ayudaría a moderar la asamblea, permitir el uso de la palabra, realizar un simulacro antes de la asamblea y al final le enviaría video, audio, copia del chat y resultado de votaciones. 

Moraleja: Acudir a un experto siempre es una buena opción, más cuando se trata de algo tan importante como las asambleas de copropietarios. Ahorrarse dolores de cabeza como los que pudo haber tenido José , que incluso hubiera podido costar su trabajo, siempre buscando la ayuda de profesionales. Siempre pensar en el costo - beneficio.

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