Según la Ley 31 del 2010 de Panamá, en su artículo 67; el tesorero de la propiedad horizontal debe "Velar por el buen manejo de los dineros y patrimonio de la propiedad horizontal y llevar un libro de ingresos y egresos, así como presentar, anualmente, un informe auditado."
Es por esa razón, los PH deben mantener una contabilidad adecuada y actualizada de cada movimiento financiero que se realice en nombre de esta. Según nuestra invitada anterior, la contadora pública autorizada Marixel Guevara, llevar una contabilidad en excel es una mala práctica. Tener un software contable permite que la contabilidad del PH sea llevada de una mejor manera y lo más importante que esta no sea manipulada, como si puede suceder si se hace en excel.
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Uno de los programas más usados por las administraciones de PH en Panamá es SAGE50, un software contable que permite administrar y controlar todos los estados financieros del PH y además genera todo tipo de reportes para presentar en auditoría.
En esta ocasión vamos a hablar sobre cómo son los registros contables para PH a través de SAGE50. Hay 4 temas importantes a tratar:
1. Módulo de ingresos2. Módulo de pagos
3. Conciliación bancaria
4. Back Up
1.Módulo de ingresos: en esta sección se debe consolidar lo siguiente
a) Factura (Sales/ Invoinving): Facturación mensual (cuotas de administración) y otros ingresos.
b) Receive Money: Recibo por las cuotas de mantenimiento, adelanto de cuotas, depósitos por alquileres, otros.
c) Credit Memos: Notas de créditos se realizan por ajustes a la factura original del propietario de acuerdo al reclamo que presente el propietario o errores contables que se dan y deben ser corregidos en este módulo si se efectuó la factura.
2. Módulo de Pagos: en esta sección se debe consolidar lo siguiente
a) Facturas de proveedores
b) Registro de Cheques (payment) (CDJ)
3. Conciliación bancaria: se debe revisar constantemente, preferiblemente cada vez que se agregue un movimiento contable del PH. Esta conciliación debe estar en “0” para rectificar que esté bien contabilizado.
4. Back Up: se recomienda hacer un respaldo de información con cada cambio, ingreso o cualquier movimiento para que no se pierda la información y evitar pérdidas de cuentas que después son difíciles de recuperar.
(Curso básico de SAGE50 para contabilidad de PH.)
Después de conocer un aspecto importante del sistema contable SAGE50 , es vital saber que reportes emite el sistema para presentarlos en la auditoría y no tener inconvenientes, por te invitamos a inscribirte al webinar de la segunda parte del curso de SAGE50 con Sonia Ardón, experta en el manejo del software, este jueves 13 de mayo a las 7pm. Para inscribirte haz clic en el siguiente botón:
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