La administración de la propiedad horizontal es uno de los cargos con mayor relevancia dentro de la comunidad, como ya lo hemos mencionado en anteriores artículos, el administrador cuenta con diversas funciones como:

-Gestionar las actividades a realizar dentro de la propiedad horizontal como reparaciones, mantenimientos, visitas de entidades gubernamentales, entre otras.

-Mantener al día las obligaciones de la propiedad horizontal y rendirle cuentas a la junta directiva y copropietarios. 

-Convocar a asambleas de propietarios cuando esta sea necesaria. 

-Estar pendiente de la gestión de seguridad por parte de la empresa de seguridad privada contratada o servicio de portería. 

-Comunicar a los residentes sobre eventos recientes en la propiedad. 

-Emitir los recibos de las cuotas de gastos comunes o cuotas extraordinarias. 

-Entre otras funciones. 

Un buen administrador debe tener en cuenta ciertas características que le beneficiaran al PH. Se deben buscar personas para este cargo que estén en constante capacitación y crecimiento tanto personal como profesional, siempre a la vanguardia de nuevas alternativas para mejorar su labor, debe ser una persona que sea capaz de tomar decisiones creativas, asertivas, basadas en datos reales justificables, además debe generar conciencia y confianza a la comunidad con la forma en la que realiza sus funciones, debe ser una persona empática y con habilidades blandas que le permita llevar una convivencia sana con la comunidad. (Si quieres saber más sobre características que debe tener un excelente administrador de propiedad horizontal, te invitamos a ver el webinar pasado con el presidente del Servilonjas Colombia, Andrés Bermúdez quien nos dio una charla sobre este tema)

Uno de los mayores problemas que tienen los administradores es el tiempo de respuesta a las peticiones que le hacen los residentes de la comunidad. Muchas veces los administradores pierden tiempo en varias tareas manuales y repetitivas, que se olvidan o postergan la tarea de contestar y comunicarse con los residentes, generando inconformidad en ellos y afectando la comunicación. 

A continuación, presentamos algunos consejos que pueden ser de gran ayuda a la hora de responder las solicitudes de los residentes:

-Organizar el tiempo de tal forma que diariamente pueda responder solicitudes de la comunidad. 

-Dedicar una hora al día como mínimo para leer los mensajes enviados por la comunidad y responderlos de inmediato, dentro de la hora establecida. 

-Responder de forma clara y concisa a la solicitud. Esto genera confianza y conformidad en los residentes. Saben que les están dando la atención que requieren. 

-Si hay algún PQR dentro de los mensajes, hacerles seguimiento semanal para saber que todo está bajo control con el residente hasta que se resuelva.

-Utilizar herramientas que permitan ver los mensajes de manera inmediata y el tiempo de respuesta y conformidad que tienen los residentes con la gestión de comunicación dentro del PH. 

-Preguntar periódicamente a los residentes si tienen algún inconveniente o problema a solucionar

-Estar atentos a las actividades realizadas por los residentes para ayudarlos a optimizar tiempo, como reservas de áreas comunes, aprobación de ingreso de invitados 

-Crear un espacio de conversación donde los residentes presenten sus inquietudes

 Cualquier acción que permita al residente sentirse escuchado, valorado e importante dentro de la comunidad de PH, va a verse reflejado en la buena convivencia de la propiedad horizontal, además llevar una buena comunicación es una estrategia clave para incluso disminuir los casos de cartera morosa. 

Recuerda que los administradores de PH deben ser líderes, empáticos y comprensivos con los residentes, deben estar atentos de sus necesidades.

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