Siendo administrador de una comunidad residencial seguro has tenido muchos días en donde sientes que no te alcanza el tiempo, tienes muchas tareas manuales en las cuales te demoras más de lo esperado, tienes muchos mensajes que responder de los copropietarios, o incluso te has enredado sacando algunas cuentas de la propiedad.
Una plataforma tecnológica para la administración de una propiedad horizontal, es un sistema tecnológico e informático utilizado a nivel empresarial para registrar, organizar, controlar y detallar información de la comunidad, generando mayor organización y consolidación.
En este artículo vamos a entender que dichas plataformas son un software que le permite no solo al administrador o asistente administrativo mejorar, optimizar y programar algunas tareas manuales y repetitivas. Y que además de ser útil para la parte administrativa, ayuda a que los residentes estén a la vanguardia dentro de su comunidad,realizando tareas desde su dispositivo móvil, optimizando algunas tareas que debían realizar llamando al guardia de seguridad o esperando a que el/la administrador/a pudiera contestarles a su petición.
Las comunidades residenciales en Latinoamérica han venido creciendo de una forma exponencial, eso quiere decir que los retos y los cambios se van dando de la misma manera. Es inevitable que un administrador no empiece a buscar nuevas formas de administrar una comunidad, debido a que es primordial optimizar su trabajo y así poder enfocarse en realizarlo cada vez mejor.
Ya existen herramientas o plataformas tecnológicas que le facilitan muchas de las tareas en las que antes le tomaban mucho tiempo, y ahora puede realizarlas con rapidez, eficacia y siendo efectivo. Estas plataformas permiten automatizar muchos procesos que eran repetitivos y a la vez tediosos de hacer, como:
1. Organizar la información por cada unidad inmobiliaria. No solo te permite tener base de datos de los residentes, si no todas las actividades que cada uno de ellos ha realizado dentro de la comunidad, como reservas en áreas comunes, pagos realizados, invitados e incluso paquetería.
2. Llevar una mejor contabilidad, facturación y pagos. Tener el control de cada movimiento financiero que se realiza dentro de una comunidad es una de las tareas más manuales y repetitivas que puede tener un administrador o asistente de administración. La notificación a cada copropietario sobre su estado de cuenta, pagos pendientes y envío de soportes es algo que se puede mejorar y optimizar con una plataforma de administración. El ahorro de tiempo por medio de la facturación digital, pagos en línea, carga de soportes, reportes contables y cartera puede mejorar hasta en un 90%.
3. Optimización de tiempo. Uno de los principales objetivos de una plataforma de administración de comunidades residenciales es acelerar y disminuir los tiempos que se gasta un administrador o asistente de administración en realizar las tareas manuales, buscando que se enfoquen y prioricen el tiempo en tareas como solución de problemas con los residentes, análisis para la buena toma de decisiones de la comunidad e incluso para el desarrollo de planes de contingencia y/o protocolos de seguridad para esta.
4. Mejora la comunicación del PH. Contar con un espacio en donde te puedas comunicar con los residentes y con los guardias de seguridad de forma inmediata, facilita la comunicación y disminuye el tiempo de respuesta que tu como administrador puedes tener con los residentes, mejorando la satisfacción en ellos.
5. Tomar decisiones basadas en datos. La plataforma de administración te permite tener consolidados todos los indicadores de las funciones en un solo lugar, en donde puedes analizar toda la información de forma diaria, mensual o anual, según lo requieras. De esta forma y con esos análisis puedes planear estrategias y establecer las proyecciones de la comunidad.
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