La modalidad de asambleas virtuales dentro de la propiedad horizontal, sigue siendo tendencia dentro de los temas más buscados por los administradores e incluso residentes de una copropiedad. Siempre han sido de gran interés el cómo y cuándo realizar una asamblea, sea presencial o virtual. 

Debido a la pandemia del año pasado, la forma de llevar a cabo una asamblea cambió radicalmente, ya que por temas de salud, bioseguridad y distanciamiento social, se vieron obligadas a realizarse 100% virtuales, modalidad que seguramente va a seguir expuesta a pesar de la apertura del mercado.

Realizar una asamblea de manera virtual tiene muchos beneficios, además de los bajos costos, optimización de tiempo, mayor organización y aumento en la participación de los copropietarios. 

Vamos a mencionar algunos aspectos que no se deben olvidar a la hora de realizar una reunión o asamblea virtual en la propiedad horizontal. 

La convocatoria se debe realizar por lo menos 10 días antes de la fecha establecida para la asamblea, pero no más de 20 días, ya que de esta forma la fecha no estaría dentro de lo legal según lo establecido por la ley. La convocatoria se puede realizar de forma virtual, enviando un correo electrónico o realizando una llamada telefónica. Hay que tener en cuenta que todos los copropietarios deben estar enterados de la convocatoria, sin falta alguna. 

Los anexos o poderes que se deben tener en cuenta a la hora de realizar la asamblea, deben estar en poder de la administración antes de que se realice la reunión. Se recomienda enviar estos documentos antes de la reunión debido a que se pueden validar y verificar, según la unidad inmobiliaria. Hay que recordar que en el momento en el que se realiza la asamblea, en un momento para verificación y validez se debe encender la cámara para comprobar la identidad de la persona. 

Antes de enviar un correo electrónico o realizar la llamada telefónica para enviar cualquier comunicado, sea para convocar a la asamblea o cualquier tipo de mensaje de la propiedad, se debe tener autorización por parte del residente para tratar su información personal, de lo contrario no podrá enviarse ningún comunicado, sin previa autorización. Cabe destacar que los datos del residente deben ser tratados con la mayor responsabilidad y bajo las leyes establecidas de protección de datos o habeas data. 

Se debe tener en cuenta antes de la reunión debe estar establecido un orden que facilite y organice la asamblea. Tener el orden del día establecido y proyectado antes de la reunión va a facilitar desarrollar de manera organizada la reunión, optimizando y ahorrando tiempo de los participantes. 

Tener claras las reglas para las intervenciones de los asistentes es parte fundamental para llevar a cabo la asamblea de forma correcta y organizada. Se pueden establecer normas de uso de palabra, tiempo para la intervención, entre otras. Lo ideal es que los participantes tengan conocimiento de estas reglas antes de comenzar la reunión para ahorrar tiempo y además para hacerla más ágil. 

Lo anteriormente mencionado son aspectos que se deben tener en cuenta en la realización de las asambleas o cualquier tipo de reunión dentro de la propiedad horizontal. Mejorar esta actividad que le compete a toda la comunidad de la propiedad hace más efectiva la reunión y se pueden tomar mejores decisiones. 

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