Es una obligación para la propiedad horizontal llevar su contabilidad de forma clara, organizada y real, además se debe realizar los informes financieros correspondientes para dar cuenta a la junta directiva y a todos los propietarios, de esta forma toda la comunidad de la propiedad estará al tanto del uso de los recursos, cuándo, por qué, cuánto, entre otros aspectos adicionales.
La contabilidad de la propiedad horizontal debe:
- Permitir conocer todo el historial de movimientos contables que se realizan mensualmente, desde pagos a proveedores o empleados hasta cuotas de administración, multas, etc.
- Tener todos los comprobantes de contabilidad, justificando y soportando todos los movimientos para que sirvan de respaldo.
- Llevar un orden cronológico, basado en los comprobantes los cuales sustentan los movimientos contables.
- Almacenar todos los registros contables físicos y/o digitales para garantizar la seguridad de la contabilidad.
De esta forma la propiedad tendrá una contabilidad clara y que le permitirá tener el control , actuar y tomar decisiones beneficiosas para toda la comunidad.
Debemos tener en cuenta que las cuentas por cobrar que puede tener una propiedad horizontal provienen de varios factores, como:
-Cuotas de administración o gastos comunes: cuota mensual que deben pagar los copropietarios para el mantenimiento y conservación de la propiedad.
-Interés por mora: pago de indemnización por los perjuicios causados por un copropietario que no ha pagado en el tiempo establecido.
-Multas: pago generado cuando ocurre un incumplimiento de obligaciones que no son monetarias.
-Cuotas extraordinarias: pagos adicionales dictaminados en la asamblea de copropietarios para resolver algún asunto importante de la propiedad.
Cuando el recaudo de alguna de las cuentas por cobrar de la propiedad es muy bajo se debe estimar el importe que se puede recuperar al final de cada mes, luego de hacer una evaluación y un llamado a todos los copropietarios morosos para realizar el pago de manera efectiva. Para así tener una mejor estimación y aproximado de recuperación de cartera.
Teniendo esta estimación clara, el administrador deberá empezar a comunicarse con cada uno de los copropietarios para realizar un acuerdo de pago, escuchando las propuestas de estos o proponiéndoles alguno que les convenga y al mismo tiempo le beneficie a la propiedad. En dado caso que no sea posible llegar a un acuerdo, se deberá recurrir por ayuda, a una empresa de cobranza especializada para que intervenga en la situación.
Se debe evaluar no solamente la cartera morosa de cuentas por cobrar general de la propiedad, sino por cada unidad inmobiliaria, lo que incluye los cuentas anteriormente mencionadas, de esta manera si se encuentran valores pendientes que podrían ser no recuperados, se procedería a reconocer como una pérdida por deterioro.
Intentar recuperar una pérdida genera un ingreso adicional que relaciona todas las pérdidas por deterioro a través del tiempo, lo cual requeriría de un ajuste de la contabilidad. Se recomienda llamar a expertos en temas contables de propiedad horizontal para manejar este tema.
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