Todas las personas esperan que la información personal que brindan sea tratada de manera responsable y con el fin para el cual fue dada. Este procedimiento no es diferente dentro de los conjuntos, edificios o comunidades residenciales.
Todos los copropietarios que dan su información para plantillas, formularios o incluso en sistemas biométricos deben estar protegidos por los administradores, quienes en este caso son los responsables de la información.
Hoy en día, es fundamental e importante adoptar medidas tecnológicas o de cualquier tipo que eviten que personas ajenas a la propiedad tengan acceso indebido o no autorizado a la información de los copropietarios, que esta información pueda ser manipulada o destruida o que vaya a ser circulada o suministrada a personas no autorizadas.
Las medidas de seguridad que se tengan al respecto para poder proteger la identidad e información privada de cada copropietario debe tener en cuenta factores como los siguientes:
- Nivel de riesgo tratamiento para los derechos del titular de los datos.
-Naturaleza de los datos.
-Consecuencias de vulnerabilidad para los titulares y la magnitud del daño que se puede presentar
-Cantidad de titulares identificados dentro de la información de la copropiedad, tipo de información.
-Recursos disponibles.
-Alcance, contexto y finalidades del tratamiento de la información.
El administrador como en este caso en quien trata los datos personales de los copropietarios debe mantener en secreto los mismos, no puede hacer de conocimiento público los datos privados, a menos que lo autorice el titular, en este caso el residente o la ley, o exista orden judicial.
Para esto el administrador puede optar medidas como:
-Capacitar a todo su equipo de trabajo para que no suministren información y tampoco permitan el acceso a esta a terceras personas no autorizadas.
-Tener instrucciones claras para no enviar comunicaciones físicas o digitales que permita a los destinatarios conocer la información de otras personas.
-Implementar cláusulas de confidencialidad, para generar confianza y además guardar confidencialidad dentro de la comunidad, incluyendo empleados, contratistas, contadores, empresas de guardias de seguridad u otros.
-Emitir comunicados por medio único de la propiedad, como herramientas tecnológicas para no tener que enviar información a medios de comunicación privados de los residentes.
Con herramientas tecnológicas como Munily, el procesamiento de datos y manejo de información dentro de la propiedad horizontal es muy fácil, ya que son los mismos residentes quienes proporcionan su información bajo políticas de privacidad altamente estrictas y reguladas por las entidades correspondientes. Si quieres saber más sobre cómo Munily puede ayudar haz clic el siguiente botón.