Llevamos un poco más de un año, en el cual la forma de realizar cualquier tipo de reunión se ha convertido en un desafío y hemos tenido que buscar y encontrar diferentes alternativas para llevar a cabo las reuniones virtuales de forma efectiva, exitosa y cumpliendo las expectativas que se tienen de estas.
En este caso, cuando hablamos de reuniones virtuales en la copropiedad, hablamos más que todo de las asambleas de copropietarios, que es una de las actividades con mayor relevancia dentro de la propiedad horizontal.
Estas a diferencias de otro tipo de reuniones, que muchas veces son informativas, han generado mayores retos por factores como:
- Reunir a un gran número de personas de manera virtual, el día y a la hora establecida.
- Toma de decisiones importantes y primordiales para el buen mantenimiento de la comunidad.
- Elección de junta directiva.
- Capacidad de voto por paz y salvo.
Entre otros.
Por los aspectos anteriormente mencionados es de vital importancia planificar la reunión de manera efectiva para poderla ejecutar con éxito total. A continuación presentamos algunos pasos para planificar estas reuniones desde nuestra experiencia:
Definir objetivos, temas a tratar, agenda y preguntas de votación:
Muchas veces damos por obvia la realización de las asambleas de copropietarios, pero para llevar a cabo una asamblea exitosa, se debe conocer el propósito y a lo que queremos llegar en la reunión. Definir los objetivos, temas, agenda y preguntas de votaciones es responsabilidad del administrador, quien es quien convoca a la reunión. Se debe recordar que cuando se tenga esto definido, se debe informar a los copropietarios participantes de la asamblea, así todos van a estar alineados y preparados el día de la reunión.
Validar los poderes de los participantes y quienes pueden o no votar en la asamblea.
Aunque a la asamblea debe asistir un representante de cada unidad inmobiliaria, esta información debe ser validada antes de la reunión para no gastar tiempo realizando esta tarea dentro de la misma reunión, dado que se utilizaría tiempo valioso de la reunión y se haría más extensa. Además se deben revisar entre todos los copropietarios quienes pueden o no votar dentro de la asamblea. Cabe resaltar que todos tienen derecho a opinar independientemente de su estado en la propiedad , pero solo tendrán validez de voto quienes estén a paz y salvo con la propiedad horizontal.
Al inicio de la reunión repasar los objetivos de la asamblea.
Es importante realizar una presentación para refrescar la información previamente enviada con los objetivos de la asamblea, así todos los participantes estarán alineados y enfocados en seguir con el orden del día, lo cual permitirá cumplir con la agenda y no divagar entre otros temas que no corresponden.
Tener un equipo de apoyo.
Para realizar una asamblea virtual y evitar cualquier tipo de inconveniente técnico, de logística o en medio de la asamblea, es muy importante contar con un equipo que esté atento a cualquier necesidad que se presente y pueda solucionar de manera rápida y exitosa. Hacer parte de una asamblea de copropietarios conlleva un sinnúmero de actividades, que lo mejor es delegar a un equipo profesional la realización de estas. Como por ejemplo: moderar, dar la palabra, estar atento del chat, transcripción de la asamblea, conteo de votos, etc.
Evaluar el desempeño de la asamblea
Es importante realizar una retroalimentación de cómo se llevó a cabo la asamblea, para saber qué aspectos hay para mejorar e igualmente saber que se hizo de manera correcta para seguir por ese mismo camino. Los participantes se sentirán respetados, con mayor confianza y participación si se les pregunta su opinión sobre la asamblea virtual.
Siguiendo estos consejos podrá realizar de manera exitosa una asamblea virtual dentro de una propiedad horizontal. Si deseas realizar una asamblea virtual de manera exitosa no olvides contar con apoyo de profesionales, en Munily te podemos ayudar.