El bueno uso del gobierno corporativo también puede aplicar a una propiedad horizontal al igual que a una empresa para mejorar las prácticas de administración y el manejo de la junta directiva de un edificio.
Para comenzar hay que definir dos conceptos, el primero ¿qué es la propiedad horizontal? y el segundo ¿qué es el gobierno corporativo?
¿Qué es la propiedad horizontal? Es un tipo especial de propiedad inmueble que requiere de la coexistencia de dos elementos: bienes privados con bienes comunes y una salida a la vía pública.
¿Qué es el Gobierno Corporativo? Lo podemos definir como el conjunto de principios que norman la actuación de los entes orgánicos de una empresa y sus distintas instancias de ejecución, las juntas directivas y la administración.
Unos de los problemas que se presenta con la ley de Propiedad Horizontal (PH) actual y la futura, es el largo período de permanencia de la Junta Directiva (JD) y administración del PH por parte del que fue el promotor. Este, una vez inscrito el reglamento de copropiedad en el Registro Público, cambia su rol de promotor y pasa a ser primer propietario, pues todas las unidades inmobiliarias que nacen de la incorporación están a su nombre, pero una vez traspasa la primera unidad inmobiliaria vuelve a cambiar de rol y pasa a ser copropietario. En ese rol no se justifica que permanezca con el control de la Junta Directiva y la administración, representada por personas de su entorno comercial y familiar, que solo responden a sus interese en perjuicio de los verdaderos dueños del inmueble. En esta situación se violan todas las normas de gobierno corporativo.
Se da la situación bastante frecuente que entregada la administración y la JD a los propietarios, se hace difícil el apropiado sistema de renovar una vez al año a los miembros de la JD, por falta de interés de los dueños de los bienes privados y comunes en participar en las asambleas de propietarios o de asumir responsabilidades como directores. Se da el caso muy característico nuestro medio que procuramos que sean otros los que nos resuelvan los problemas y no asumimos la responsabilidad por nuestra inversión más importante: la vivienda o el local de nuestro negocio.
Para los efectos de esta charla hagamos el símil de un inmueble sometido al régimen de la propiedad horizontal como si fuera una empresa. Ello porque en este tipo de inmuebles existen, “mutatis mutandi”, los mismos elementos esenciales. Así tenemos que los propietarios son los accionistas; los miembros de la junta directiva del respectivo PH es el equivalente a los de una junta directiva de una empresa y el administrador es el gerente de la empresa.
En este ambiente encaja perfectamente la PH, pues la asamblea de propietarios debe, por mandato de ley, procurar la conservación y cuidado de los bienes comunes, lo que equivale a cuidar, proteger y mantener, el valor del patrimonio de los propietarios que corresponde a sus bienes privados y comunes.
Los accionistas, en este caso los propietarios, representan individualmente sus intereses, pero colectivamente los intereses de todos y su propósito como ente orgánico de la PH es el mismo. Al momento de tomar una decisión deja de ser la decisión individual para transformarse la decisión del ente colectivo. Este ente superior, al igual que en una asamblea de accionistas controla, juzga y supervisa la actuación de los entes inferiores a fin de asegurarse que se cumplen las directrices que emanan de ella. Especialmente aprueba un presupuesto, a la par que verifica que las partidas y gastos aprobados en el ejercicio anterior se hayan cumplido tal como lo aprobó la mayoría de los propietarios.
¿Quiénes pueden votar en la PH? Los que están al día en el pago de sus obligaciones, y guardando las proporciones, es como si solo pudieran votar en una asamblea de accionistas, los que hayan pagado sus acciones. En el caso de la PH, ese pago de acciones se realiza mes a mes a través del pago de las cuotas de gastos comunes.
La asamblea de propietarios tiene tal importancia, dentro del ambiente del Gobierno Corporativo, que también le corresponde tomar los controles en el manejo de los fondos del dinero que se recibe a través de las cuotas de gastos comunes. Su control no se basta solo con aprobar el presupuesto, cada accionista del PH, entiéndase, el o los propietarios deben ser críticos y fiscalizadores en el uso del dinero a efecto de evitar gastos no autorizados, salvo los que la ley permite por motivos imprevisto o urgente. También le corresponde fiscalizar, en términos generales todas las actividades que se realicen dentro del PH.
Por su parte la JD del PH es al igual que la JD de una sociedad, un mandatario de la asamblea de accionistas/propietarios. Su relación como mandatario se rige por lo que indica el Código Civil en sus artículos 1400 y siguientes. En el caso de los PH la ley le lista a la JD una serie de funciones. Todas ellas son obligaciones de hacer, con lo que no cabe duda que la JD es un ente ejecutor y la asamblea un ente decisorio.
La responsabilidad inmediata de los eventos que deben desarrollarse dentro del inmueble sometido a este régimen especial le corresponde a la JD. Al igual de lo que acontece en una sociedad, le corresponde ejecutar y hacer cumplir la voluntad manifiesta de la asamblea de propietarios/ accionistas, en beneficio de estos, para que su inversión se mantenga, no pierda plusvalía y se cumpla el destino del inmueble conforme fue establecido en el reglamento de copropiedad. Así, si el inmueble tiene como destino residencial o habitacional, debe la JD procurar que sea el hogar, el asiento de familia de los propietarios y se tenga entre ellos el sentimiento de comunidad y hasta, de ser posible, de familia.
El manejo inmediato y custodia y buen uso de los fondos de los propietarios le corresponde a la JD. Es una responsabilidad muy importante. Todo PH al igual que toda sociedad debe tener una economía sana, procurar un balance adecuado entre ingresos y egresos y principalmente mantener una cuenta de ahorro que solo se puede usar en caso de imprevisto o una situación urgente.
Aunque la ley de PH no lo dice directamente, se entiende que dentro del ambiente del gob¡erno corporativo le corresponde a la JD hacer las recomendaciones necesarias y oportunas a la asamblea de propietarios/accionistas para tomar decisiones correctas, oportunas y necesarias, para la mejor y más adecuada protección del activo más importante, en este caso los bienes privados y los comunes.
Por su parte la administración de la PH le corresponde al gerente que en nuestro sistema se llama administrador. Este administrador que está en el día a día de todas las actividades que ocurran en el inmueble tiene un papel esencial. También es un ente ejecutor de lo aprobado por la asamblea de propietarios que le trasmite la JD del PH. En nuestro sistema tiene una larga lista de obligaciones, que van desde el manejo de los empleados con facultad para nombrarlos y despedirlos, elaborar el presupuesto para ser presentado a la JD la cual podrá aprobar, rechazar o modificar, antes de llevarla a la asamblea de propietarios.
La correcta gestión de la administración significa indirectamente la buena o mala fama que el PH tenga respecto a los proveedores de servicios al PH. No solo se trata de pago puntual de las utilidades públicas, se trata del pago de los servicios que hacer funcionar correctamente el inmueble y le da el confort, la seguridad y bienestar que los propietarios esperan de los bienes y servicios comunes que le sirven a todos los propietarios.
La actual ley avanzó con respecto a la anterior ley de PH a indicar que el administrador no puede firmar cheque ni disponer por si solo de los fondos del PH. El manejo de las cuentas bancarias le corresponde a la JD con la firma de por los menos dos directores. Esta norma señala sin duda una forma de control en el manejo de los fondos del PH y le da cierta seguridad a los propietarios, dueños de esos fondos, pero también traslada la responsabilidad de su manejo a la JD.
Es muy difícil que en un PH se dé el ilícito de lavado de dinero, pues solo se recibe dinero producto de las cuotas de gastos comunes y el algunos casos, muy puntuales, por el alquiler de espacios a empresas que den servicios de internet o de wi-fi y fibra óptica a ciertos locales, especialmente a aquellos cuyos destino es comercial. No obstante ello, como parte de su responsabilidad y cumplimiento de las normas del buen gobierno corporativo la administración del PH debe estar atenta a estos posible ilícitos. Así como a cualquier otro otro que puedan darse en el inmueble.
Para concluir, si hay un símil casi exacto entre el manejo de una empresa con las normas, reglas y usos del buen gobierno corporativos, lo tenemos en un inmueble sometido al régimen de la propiedad horizontal.