Son las 6:40 p.m. de un martes y el administrador de un conjunto en Bogotá está revisando, por tercera vez, si envió la citación a los 340 apartamentos con los 15 días de anticipación que exige la ley. No lo recuerda con certeza. Y si se equivocó, no es un detalle menor: puede terminar en una impugnación que anule toda la asamblea, meses de trabajo del consejo y un dolor de cabeza legal que nadie quería.

Esta escena se repite en miles de copropiedades en Colombia cada año. La convocatoria a asamblea parece un trámite administrativo simple, pero es probablemente el punto donde más se judicializan las decisiones de una copropiedad. Y la razón es sencilla: la ley es clara, pero el proceso manual —WhatsApp, carteleras físicas, correos sueltos— no deja evidencia confiable de que se cumplió.

Qué dice la Ley 675 de 2001 sobre la convocatoria

La Ley 675 de 2001, que rige el régimen de propiedad horizontal en Colombia, establece reglas puntuales para que una asamblea sea válida. Conocerlas —y sobre todo, poder demostrar que se cumplieron— es lo que separa una decisión firme de una decisión impugnable.

Plazo mínimo de 15 días. El artículo 39 de la ley exige que la convocatoria se envíe con al menos 15 días calendario de anticipación a la fecha de la asamblea. Debe incluir fecha, hora, modalidad (presencial, virtual o mixta), orden del día y los documentos clave, como los estados financieros. Si el administrador no puede demostrar cuándo y a quién se envió esa convocatoria, cualquier propietario inconforme con una decisión tiene un argumento de peso para impugnarla.

Quórum en primera y segunda convocatoria. Para que la asamblea sesione válidamente en primera convocatoria, se necesita la asistencia de propietarios que representen más de la mitad de los coeficientes de copropiedad. Si no se logra ese quórum, la ley permite convocar una segunda reunión —generalmente el tercer día hábil siguiente— que puede sesionar y decidir válidamente con los propietarios que asistan, sin importar el porcentaje de coeficientes representados.

Mayorías calificadas. No todas las decisiones se aprueban igual. La mayoría de los asuntos —presupuesto, informes del administrador, cuotas ordinarias— requieren mayoría simple de los coeficientes presentes. Pero decisiones estructurales, como la reforma del reglamento de propiedad horizontal o el cambio de destino del inmueble, exigen el voto favorable de al menos las dos terceras partes de los coeficientes de copropiedad, según el artículo 46.

Además, la ley establece una restricción importante: los propietarios morosos en el pago de expensas no pueden deliberar ni votar en la asamblea, salvo en los asuntos que los afecten directamente. Otro detalle que un administrador debe tener presente y documentado.

Los errores más comunes al convocar una asamblea

En la práctica, los conflictos no suelen surgir por desconocimiento de la ley, sino por falta de evidencia. Los errores que más se repiten son:

• Enviar la convocatoria por canales dispersos (grupos de WhatsApp, carteleras, correos individuales) sin un registro centralizado de quién la recibió y cuándo.
• No dejar constancia por escrito del orden del día completo, lo que abre la puerta a que se discutan o voten temas no anunciados.
• Perder el hilo de quién es propietario moroso al momento de la votación, lo que puede invalidar el resultado si un moroso participó en una decisión que no le correspondía.
• No conservar un historial accesible en caso de que la decisión se cuestione meses después.

Ninguno de estos errores tiene que ver con mala fe. Tiene que ver con que administrar la comunicación de una copropiedad manualmente es, sencillamente, difícil de sostener sin fallas cuando hay cientos de unidades y varios canales sueltos.

Cómo la comunicación digital reduce el riesgo de impugnación

Aquí es donde la digitalización deja de ser una moda y se convierte en una herramienta de gestión de riesgo legal. Con el módulo de Avisos y Comunicados de Munily, el administrador envía la convocatoria a asamblea desde el dashboard, con el orden del día, los documentos adjuntos y la fecha exacta de envío, directamente a la app de cada residente. El sistema conserva el historial completo de comunicados enviados, con métricas de cuántos residentes lo recibieron y lo leyeron.

Esto no reemplaza el criterio jurídico del administrador ni de su asesor legal, pero sí le da algo que antes no tenía: evidencia trazable de que la convocatoria se hizo, con qué contenido y en qué fecha exacta se envió. Ante una eventual impugnación, esa trazabilidad puede ser la diferencia entre una asamblea que se sostiene y una que hay que repetir desde cero.

Conclusión

Cumplir la Ley 675 no depende solo de conocerla, sino de poder demostrarlo. La forma más simple de reducir el riesgo de impugnación es dejar de depender de canales dispersos y centralizar la comunicación oficial de tu copropiedad en un solo lugar, con historial y trazabilidad.

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