Realizar una asamblea de copropietarios se ha vuelto un desafío para los administradores de la propiedad horizontal. Con las restricciones que se han tenido por la situación actual y la nueva modalidad de realizarlas de forma virtual.
Uno de los temas más importantes aparte de la logística que implica llevar a cabo una asamblea virtual , es como presentar un acta de asamblea de forma correcta.
Primero vamos a entender el acta de asamblea como un escrito en donde se consolidan todos los acuerdos y resultados deliberados en las asambleas de la propiedad horizontal. Un resumen escrito, fehaciente y auténtico de la asamblea, que puede producir efectos jurídicos dentro de la propiedad.
En este artículo te daremos algunos consejos que pueden serte útiles para realizar el acta de forma correcta.
Lo más importante es que debes recordar que cualquier decisión que sea tomada en la asamblea para que sea válida y pueda ser corroborada después por cualquier copropietario debe quedar escrita en el acta, de lo contrario no sería válida y los propietarios no estarán obligados a cumplir con esta decisión.
El acta de asamblea debe ser realizada por el secretario de la propiedad horizontal, en donde se resumirá lo acontecido en la reunión, así esta se lleve de manera virtual. Lo más importante es que el acta quede realizada de tal forma que cualquier copropietario que no participó dentro de la asamblea, con solo leerla entienda y tenga claridad de todo lo sucedido en esta, de las decisiones tomadas y lo expuesto, de manera precisa y clara.
Se debe extraer los temas más importantes que se presentaron en la asamblea. El acta como se mencionó anteriormente, debe ser un resumen ejecutivo y profesional de la reunión.
Una vez se tenga el acta de la asamblea, se debe enviar a los copropietarios para que tengan presente todas las decisiones tomadas y sus responsabilidades en los tiempos pactados con la propiedad horizontal.
Es importante anexar todas las preguntas y respuestas, con sus porcentajes para que los copropietarios tengan claros el porqué fueron aprobadas las decisiones.
En el caso de Panamá, toca tener muy presente el artículo 53 de la ley que rige la propiedad horizontal. En dicho artículo está establecido que debe tener un acta de asamblea de propietarios:
-Debe tener el número de acta y la clase de reunión que se realizó.
-Sin falta debe tener el nombre de la propiedad horizontal
-Debe tener lugar, fecha y hora, los cuales deben coincidir con la información de aviso de convocatoria enviada anteriormente.
-Lista de propietarios que asisten a la asamblea, sea en representación de ellos mismos o a través de algún mandatario, especificando el número de unidades inmobiliarias, el número de finca, datos de inscripción (en el caso en que sea necesario su registro), el coeficiente de participación.
-Verificación de quórum, teniendo en cuenta el número de unidades inmobiliarias de la propiedad y sus propietarios, además el total de propietarios que están presentes en la asamblea.
-Nombres de quienes participaron como Presidente y Secretario de la Asamblea, la forma en la que fueron elegidos (en el caso en que no sean titulares del cargo)
-Una lista de todos los asuntos que se trataron
-Todas las propuestas presentadas, indicando si fueron aprobadas o no, en qué forma y la cantidad de votos que hubo.
-Fecha y hora de inicio y terminación, si hubo suspensión o si por algún motivo un reinicio.
-El acta debe estar firmada por el presidente y el secretario de la asamblea.
Como lo mencionó el director del MIVIOT, Uriel Espinosa, en uno de nuestros webinars, hay que tener presente que las actas se deben registrar en el registro público (solamente cuando son por cambio de junta directiva o administrador), y la dirección de PH debe calificar dicha acta, verificando que haya cumplido con los requisitos del artículo 53, además de estar bien redactada, debe cumplir con los porcentajes establecidos para que las asambleas sean válidas.