Realizar una asamblea de copropietarios nunca ha sido una tarea fácil, dado que es la reunión más importante dentro de una comunidad residencial, donde se toman las decisiones para todas las familias residentes de esta.

Uno de los temas más importantes aparte de la logística que implica llevar a cabo una asamblea virtual es como presentar un acta de asamblea de forma correcta.

Primero vamos a entender el acta de asamblea como un escrito en donde se consolidan todos los acuerdos y resultados deliberados en las asambleas de la propiedad horizontal. Un resumen escrito, fehaciente y auténtico de la asamblea, que puede producir efectos jurídicos dentro de la propiedad. 

En este artículo te daremos algunos consejos que pueden serte útiles para realizar el acta de forma correcta. 

1. Lo más importante es que debes recordar que cualquier decisión que sea tomada en la asamblea para que sea válida y pueda ser corroborada después por cualquier copropietario debe quedar escrita en el acta, de lo contrario no sería válida y los propietarios no estarán obligados a cumplir con esta decisión.

2. El acta de asamblea debe ser realizada por el secretario de la propiedad horizontal, en donde se resumirá lo acontecido en la reunión, así esta se lleve de manera virtual. Lo más importante es que el acta quede realizada de tal forma que cualquier copropietario que no participó dentro de la asamblea, con solo leerla entienda y tenga claridad de todo lo sucedido en esta, de las decisiones tomadas y lo expuesto, de manera precisa y clara.

3. Se debe extraer los temas más importantes que se presentaron en la asamblea. El acta como se mencionó anteriormente, debe ser un resumen ejecutivo y profesional de la reunión.

4. Una vez se tenga el acta de la asamblea, se debe enviar a los copropietarios para que tengan presente todas las decisiones tomadas y sus responsabilidades en los tiempos pactados con la propiedad horizontal. 

5. Es importante anexar todas las preguntas y respuestas, con sus porcentajes para que los copropietarios tengan claros el porqué fueron aprobadas las decisiones. 

En el caso de Panamá, según lo establecido por la ley, el acta de asamblea de propietarios:

-Debe tener el número de acta y la clase de reunión que se realizó. 

-Sin falta debe tener el nombre de la propiedad horizontal 

-Debe tener lugar, fecha y hora, los cuales deben coincidir con la información de aviso de convocatoria enviada anteriormente. 

-Lista de propietarios que asisten a la asamblea, sea en representación de ellos mismos o a través de algún mandatario, especificando el número de unidades inmobiliarias, el número de finca, datos de inscripción (en el caso en que sea necesario su registro), el coeficiente de participación. 

-Verificación de quórum, teniendo en cuenta el número de unidades inmobiliarias de la propiedad y sus propietarios, además el total de propietarios que están presentes en la asamblea. 

-Nombres de quienes participaron como Presidente y Secretario de la Asamblea, la forma en la que fueron elegidos (en el caso en que no sean titulares del cargo)

-Una lista de todos los asuntos que se trataron 

-Todas las propuestas presentadas, indicando si fueron aprobadas o no, en qué forma y la cantidad de votos que hubo. 

-Fecha y hora de inicio y terminación, si hubo suspensión o si por algún motivo un reinicio. 

-El acta debe estar firmada por el presidente y el secretario de la asamblea. 

Mientras que en el caso de Colombia debe tener: 

- Encabezado del acta: Debe incluir el nombre del conjunto residencial, la fecha de la reunión de asamblea, el lugar de la reunión y la hora de inicio y finalización de la misma.

- Lista de asistentes: Debe incluir el nombre y la firma de los propietarios que asistieron a la reunión de asamblea, así como el número total de propietarios presentes y representados.

- Nombramiento del presidente y secretario de la reunión: El acta debe registrar la elección del presidente y secretario de la reunión de asamblea.

- Orden del día: El acta debe incluir el orden del día de la reunión de asamblea, que debe ser establecido antes de la reunión y enviado a todos los propietarios con suficiente antelación.

- Discusión y decisiones: El acta debe registrar todas las discusiones y decisiones tomadas durante la reunión de asamblea. Esto incluye cualquier moción, votación o resolución presentada y aprobada durante la reunión.

- Resultados de la votación: El acta debe registrar los resultados de todas las votaciones realizadas durante la reunión de asamblea, incluyendo el número de votos a favor, en contra y abstenciones.

- Firma de la asamblea: El acta debe ser firmada por el presidente y el secretario de la reunión de asamblea, así como por cualquier otro miembro de la asamblea que lo desee.

- Cierre del acta: El acta debe cerrarse con la hora y fecha en que se completó y debe ser sellada y firmada por el presidente y el secretario de la reunión de asamblea.

En el caso de cualquier país, es importante que el acta de asamblea de copropietarios contenga toda la información necesaria y se redacte de manera clara y concisa. Esto garantizará que el documento sea válido y legal, y ayudará a evitar malentendidos o conflictos en el futuro. Si deseas realizar de forma segura, ágil, efectiva y exitosa una asamblea de copropietarios de manera virtual, haz clic en el siguiente botón y te ayudamos.