La mayoría de los inconvenientes o problemas que se presentan en la propiedad horizontal es por falta de una buena comunicación entre los órganos de administración, los guardias de seguridad y residentes o copropietarios. Cuando no hay una buena comunicación es muy fácil que se deteriore la relación entre la comunidad, e incluso la convivencia se ve afectada negativamente.
Los administradores se han visto obligados a manejar la comunicación de la propiedad muy diferente a como la venían manejando, solo respondiendo correos electrónicos cuando estaba en su oficina o enviando comunicados a través de los guardias de seguridad quienes tenían que llamar a cada apartamento o casa, esperando que algún residente contestara para dejar la razón, tarea la cual podría demorarse mucho tiempo según la cantidad de unidades inmobiliarias con la que contará el edificio o conjunto.
En la actualidad donde todos nos hemos visto obligados a buscar y empezar a usar nuevas formas de comunicación para relacionarnos, el PH en donde vivimos no puede quedar atrás. Necesitamos ahorro de tiempo, inmediatez, comunicación efectiva y eficiencia, de eso se trata la administración de propiedad horizontal hoy en día.
No basta con cuadrar una cita para hablar con el administrador, no podemos esperar a tener una asamblea de copropietarios para resolver ciertas situaciones, no podemos esperar a que algo ocurra para tomar cartas en el asunto. Es por lo anterior que todos los administradores, junta directiva y las empresas de seguridad deben estar alineadas hacia un mismo propósito, mejorar la comunicación del PH. De esta forma se va a hacer más fácil la convivencia y la relación de la comunidad va a ser muy buena.
La pandemia nos cambió la perspectiva y de alguna manera su mensaje fue: Hay que avanzar.
¿Cómo podemos avanzar para mejorar la comunicación en la propiedad horizontal?
La respuesta es: Empezando a usar medidas digitales dentro de la comunidad.
Los administradores de propiedad horizontal deben adoptar y brindar herramientas digitales para sus colaboradores, guardias de seguridad, residentes, invitados y proveedores.
Algunas de las medidas digitales que se pueden adaptar para una propiedad horizontal y mejorar su comunicación son:
-Asambleas virtuales: realizar las asambleas de copropietarios de manera virtual no solo ayuda a cumplir con los requisitos de bioseguridad que aún están vigentes dentro de la ley, si no también se ha visto reflejados que tienen varios beneficios como disminución de costos a comparación de las asambleas presenciales, mayor participación por parte de los copropietarios, son más eficientes en cuanto a la toma de decisiones, se dan las votaciones de forma más rápida y además la asamblea queda grabada tanto en audio como en video para cualquier eventualidad.
-Comunicados digitales: Es indispensable que toda la comunidad esté conectada, con la opción de enviar comunicados de forma masiva, al administrador se le va a facilitar dar a conocer lo que está pasando dentro del PH, no esperando que cada residente sea comunicado uno por uno, tarea la cual puede ser muy demorada y tediosa, con poca efectividad como lo mencionamos anteriormente. Con el envío de comunicación masiva por medio de una app o alguna plataforma puede mantener comunicación inmediata y efectiva con toda la comunidad, anunciando un corte de agua, luz, horarios de atención, uso de áreas comunes, entre muchos otros.
-Seguridad en ingreso y salida de visitantes: con la opción de poder hacer seguimiento de las personas que visitan la copropiedad, la hora en la que ingresó y salió, revisar la paquetería que se recibió, de parte de quien, y para quien va, es una forma de mantener comunicada a la administración para poder hacer seguimiento y al mismo tiempo a los residentes para que tengan conocimiento de quien está dentro de la propiedad. Es una forma de ayudar a la seguridad del PH.
-Comunicación contable a copropietarios: tener la facilidad de enviar los estados de cuenta a cada copropietario también mejora no solo la atención del usuario (en este caso el copropietario) sino también la productividad del administrador o el asistente administrativo, ya que está comunicando de forma puntual y personalizada el estado en el que se encuentra contablemente dentro del PH.
Estas son algunas de las actividades que pueden mejorar los administradores si llevan una buena comunicación dentro del PH. Optar por usar nuevas herramientas digitales es la forma más rápida y efectiva de mejorar la comunicación, además que facilitan las tareas de varios actores dentro de la comunidad y ahorran tiempo en la realización de tareas repetitivas. En Munily queremos facilitar la mayor cantidad de procesos que se llevan a cabo dentro de una comunidad de propiedad horizontal por medio de nuestra tecnología.
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