La asamblea virtual ya no es una novedad, pero sigue siendo un riesgo mal gestionado
Cinco años después de que las asambleas virtuales se volvieran parte habitual de la vida en propiedad horizontal, la pregunta ya no es si se puede hacer una asamblea por videollamada, sino si esa asamblea va a sostenerse si alguien decide impugnarla. Y todavía hoy, muchos administradores y consejos de administración organizan sus asambleas anuales con un enlace de videollamada y un Excel improvisado, sin verificar si el reglamento de propiedad horizontal contempla esta modalidad ni si el proceso cumple lo mínimo exigido para que las decisiones tomadas sean válidas.
El resultado, cuando algo sale mal, no es solo una reunión incómoda: es una asamblea completa —presupuesto, cuotas extraordinarias, elección de consejo— que puede quedar sin efecto porque un copropietario inconforme encontró un vicio de forma.
¿Qué exige la ley para que una asamblea virtual de propiedad horizontal sea válida?
En Colombia, la Ley 675 de 2001 permite que el reglamento de propiedad horizontal defina la modalidad en que se realizan las asambleas, y el Decreto 176 de 2021 reguló específicamente las reuniones no presenciales de los órganos de administración. Esto no significa que cualquier videollamada sea una asamblea válida: significa que existen condiciones puntuales que deben cumplirse.
El reglamento debe permitirlo (o reformarse primero)
Si el reglamento de propiedad horizontal no contempla expresamente la posibilidad de asambleas no presenciales o mixtas, lo primero que corresponde es reformarlo, y esa reforma requiere una mayoría calificada de los coeficientes de copropiedad. Saltarse este paso es uno de los errores de origen más frecuentes: la convocatoria a asamblea virtual se envía sin que el reglamento la autorice todavía.
La convocatoria debe ser clara y con tiempo suficiente
No basta con avisar por el grupo de WhatsApp del conjunto. La convocatoria a asamblea ordinaria debe hacerse con la anticipación que exige la normativa, debe indicar expresamente que la reunión será virtual o mixta, incluir el orden del día y las instrucciones o el enlace de conexión. Una convocatoria incompleta o tardía es, por sí sola, causal de impugnación.
Identidad y quórum deben poder verificarse en tiempo real
En una asamblea presencial el quórum se verifica con una lista de asistencia firmada. En una virtual, la plataforma que se use debe permitir identificar de forma inequívoca a cada asistente y calcular el quórum en tiempo real con base en los coeficientes de copropiedad —no en la cantidad de personas conectadas—. Esto incluye un punto que en la práctica genera más de un dolor de cabeza: parametrizar correctamente quiénes están al día con la administración y quiénes, por estar en mora, no tienen derecho a voto según lo que defina el reglamento.
Participación, votación y trazabilidad completa
Todos los asistentes, presenciales o virtuales, deben poder deliberar, pedir la palabra y votar en igualdad de condiciones. Y la sesión debe quedar respaldada con registro de asistencia, de las votaciones y, en general, con la grabación de la reunión: ese soporte es lo que convierte el acta en algo defendible si más adelante alguien la cuestiona.
Asamblea Virtual en PH: Cómo Evitar Impugnaciones
En la práctica, casi todas las asambleas virtuales impugnadas fallan por lo mismo:
1. Invalidación de la identificación virtual. No queda claro quién estaba realmente conectado y votando, o el sistema no distingue entre observadores y copropietarios con derecho a voto.
2. Morosos votando por falta de parametrización. El reglamento restringe el voto a copropietarios al día, pero la plataforma no filtró correctamente ese listado antes de la asamblea.
3. Mala gestión digital del proceso. Falta de orden del día claro, ausencia de moderación, o imposibilidad de comprobar después qué se aprobó y con qué votos.
Ninguno de estos tres errores tiene que ver con la tecnología en sí, sino con la falta de un proceso —y de alguien responsable de ejecutarlo— antes, durante y después de la asamblea.
Cómo Munily acompaña tu asamblea virtual de principio a fin
Este es exactamente el vacío que resuelve el servicio de Asambleas Virtuales de Munily: un equipo que trabaja de la mano del administrador para dejar lista la configuración de la plataforma —cantidad de poderes, quiénes tienen o no derecho a voto según su estado de cartera, orden del día y preguntas cargadas con anticipación— y que además modera la reunión en vivo, da la palabra a quien la solicita y entrega al cierre los soportes que respaldan el acta: grabación en video y audio, copia del chat y el resultado de las votaciones.
No se trata de reemplazar la decisión del consejo de administración ni de la asamblea, sino de que la parte operativa y técnica de la reunión —la que suele generar los vicios de forma— quede resuelta por alguien que hace esto de manera recurrente, en lugar de improvisarla una vez al año.
Preguntas frecuentes
¿Una asamblea virtual tiene la misma validez legal que una presencial?
Sí, siempre que el reglamento de propiedad horizontal la contemple y se cumplan los requisitos de convocatoria, identificación, quórum y trazabilidad que exige la normativa aplicable.
¿Qué pasa si un copropietario está en mora y participa en la votación?
Su voto puede ser objeto de impugnación si el reglamento restringe el derecho al voto por mora; por eso es clave parametrizar el listado de cartera antes de la asamblea, no durante.
¿Qué documentos respaldan una asamblea virtual ante una posible impugnación?
La grabación de la sesión, el registro de asistencia y quórum, la copia del chat y el resultado detallado de las votaciones son el soporte principal del acta.
No dejes que la próxima asamblea de tu conjunto dependa de la improvisación
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